会社を経営したり管理する立場になるとリスクがとても多いことに気づかされます。スタッフでいるときは、考えたこともないでしょう。しかしスタッフである方もこれを知ると今後業務上、上司が考えていることなどに気づいたり、きっと役に立つことも多いと思います。
特に、リスクに強い会社にするために以下の2つがとても大事だと思っています。
- 社内での教育
- マネジメント
社内でどのような教育をし、どのようなマネジメント活動をしていかなくてはいけないのかを考えてみたいと思います。
社内教育
リスクに負けないためにどのような職場教育をしなくてはいけないのでしょうか。経営者、マネージャーやリーダーといった管理者は、職場をリスクに負けない会社にするために常に高品質な業務が行えるような信頼性の高い会社にする必要があります。それを習慣化するために社内での教育はとても大切なことになります。
社内メンバーにリスクマネジメントの意義を理解してもらい、各メンバーに人間性を高めてもらうことが重要です。
リスクマネジメントの意義
リスクに負けない会社にするためには、まず、会社としての基本的な考え方である理念を理解して貰う必要があります。そして、そのリスクマネジメント行動をする意味を感じて貰う必要があります。ただ単に意味もわからずにリスクマネジメント行動を取らされても苦痛にしかならないでしょう。
人間性を高める
経営者や管理者は当然のことですが、メンバーにもリスクに負けないために人間性を高めて貰う必要があります。リスクが発生する大きな要因の一つに人的要因があるからです。リスクになる前に人間のミスを未然に防ぎ、そうした人間的側面を高めた基本的な動作を定着させる必要があります。
たとえば、製造業では古くから使われている5S教育というものがあります。
- 整理 ※必要なものと不要なものを分け不要なものを捨てることです。
- 整頓 ※必要なものがすぐに取り出せるよう、置き場所、置き方を決めて表示をしておくことです。
- 清掃 ※掃除をし、ゴミや汚れのない状態にし、点検も行うことです。
- 清潔 ※整理、整頓、清掃を徹底して実行して維持することです。
- しつけ ※決まっていることをそのとおりに実行できるよう習慣にすることです。
このような5Sを自然に行えるような環境にするために、経営者、管理者も率先して行ったりと地道な活動が必要になりそうです。
マネジメント
日々のマネジメントを行う上で、リスクに負けないためにどのようなことをする必要があるのでしょうか。
コミュニケーションから行動してもらい、それを統計的に管理していくことが大事だと思います。
リスクコミュニケーション
会社でリスクを完全にゼロにすることはとても難しいことです。しかし、それらリスクの情報を社内で常に更新し、リスク情報を共有化すると良いです。しかしリスク情報は、個人のミス等は責任問題になったり、評価にも影響される可能性があるので報告されないことがあります。隠さず報告される環境づくりも重要です。ミスはするもので大切なことは、次に同じミスを起こさない仕組みを作り出す考え方を経営者や管理者が中心になって作っていく必要があります。
また、コミュニケーションで違った伝わり方をしてしまわないように確認会話を徹底したり、曖昧な言葉をつかわないようにするなどがあります。また、相手の勝手な思い込み等により誤った判断をしないように確認をすることも大切です。それらを理解してもらいメンバー各自が自律的に行動が取れるようになっていって貰う必要もあります。
統計的に管理する
統計的に管理を行うためにツールを使うことも大切です。
多くの人が間違いやミスが多いところでは、自然とエラーなどの回数が多くなります。それらを記録し統計的に管理できるよう工夫する必要もあります。
業務日報や業務報告書などをツールとして情報分析し客観的にリスクを発見するのに役立てていくことも良いと思います。これは、特に管理項目を準備し、わかりやすい表現で、誰がつけても同じ判断に基づいてチェックできるようにしたいところです。大抵の会社は、業務日報等はあると思いますのでかんたんです。それらのツールを上手く活かせるようにできると良いと思います。
